Как быстро провести специальную оценку условий труда до конца 2014 года

С этого года аттестацию рабочих мест сменила специальная оценка условий труда. Проводить спецоценку теперь обязаны все компании. Но в некоторых случаях возможна отсрочка. Расскажем, какие компании должны провести специальную оценку до конца года и как это сделать.

Каким компаниям надо пройти специальную оценку условий труда

С этого года специальная оценка условий труда обязательна для всех компаний. Порядок проведения спецоценки прописан в Методических рекомендациях, утвержденных приказом Минтруда России от 24.01.14 № 33н. Но пока новую оценку могут не проходить те предприятия, у которых есть действующие результаты проведенной ранее аттестации рабочих мест. Правда, если при этом появились новые рабочие места или изменился технологический процесс, спецоценку провести все равно придется. Еще один повод пригласить к себе специалистов по оценке условий труда, даже при наличии результатов аттестации, – в компании работают сотрудники, имеющие право на досрочную пенсию. Если по результатам спецоценки выяснится, что условия труда таких работников допустимые или оптимальные, то за них не надо будет платить дополнительные страховые взносы.

Оценку необходимо делать не реже одного раза в пять лет (ч. 4 ст. 8 Федерального закона от 28.12.13 № 426-ФЗ). Этот срок отсчитывается от даты завершения предыдущей аттестации. Так, если до 2014 года в компании была аттестация рабочих мест, то со дня ее завершения провести оценку потребуется только через пять лет (ч. 4 ст. 27 закона № 426-ФЗ). А если компания ранее не проводила аттестацию мест, а в прошлом году была освобождена от нее, то в этом году надо обязательно сделать специальную оценку условий труда (СОУТ).

Роструд также советует компаниям, у которых нет действующих результатов аттестации рабочих мест, не затягивать с оценкой условий труда. Со следующего года максимальный штраф за отсутствие специальной оценки или аттестации увеличится с 50 до 80 тыс. рублей, а за повторное нарушение — до 200 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Как провести специальную оценку условий труда

Алгоритм проведения специальной оценки условий труда состоит из четырех этапов.

Первое, что надо сделать - создать комиссию и утвердить график

Перед проведением оценки необходимо издать приказ руководителя (см. образец), в котором утвердить график оценки и состав комиссии. В нее включают специалиста по охране труда (его функции может выполнять директор), представителей профсоюза (если есть), а также других работников компании. В комиссии должно быть нечетное число человек — 3, 5 и т. д. Председателем комиссии назначается руководитель компании (ст. 9 закона от 28.12.13 № 426-ФЗ).

В порядке деятельности комиссии надо прописать, что должен делать каждый из ее участников и в какие сроки. Например, поручить составить список рабочих мест можно тому сотруднику, который раньше занимался аттестацией в компании. А работникам, от которых необходимы документы для оценки, надо поручить заранее подготовить эти бумаги, чтобы ускорить работу эксперта.

В приказе надо утвердить также график оценки (ч. 1 ст. 9 закона № 426-ФЗ). Но до начала мероприятия стоит записать только сроки подготовки материалов для оценки и общие сроки мероприятия. График спецоценки конкретных рабочих мест станет известен после заключения договора с оценивающей компанией.

Второе – составить список рабочих мест

Комиссия составляет перечень рабочих мест, которые надо оценить, а также список аналогичных (ч. 4 ст. 9 закона № 426-ФЗ). Аналогичными считаются места, где трудятся работники одной и той же профессии, должности, где офисы однотипные, с одинаковыми кондиционерами, отоплением, освещением и т. п. Если такие места есть в компании, оценку можно проводить только в отношении 20 процентов от их общего числа. Например, если 10 мест аналогичных, оценить можно только два.

В отличие от аттестации специальную оценку условий труда надо проводить и для офисных рабочих мест. Например, если сотрудники работают только за компьютером или с оргтехникой. Оценивать не требуется лишь условия труда дистанционных работников и тех, кто трудится дома (ч. 3 ст. 3 закона от 28.12.13 № 426-ФЗ).

Третье – заключить договор и передать документы

Рабочие места, которые попали в список, оценивают эксперты специальной организации (ст. 19 закона № 426-ФЗ). Оценщика можно выбрать из перечня на сайте rao.rosminzdrav.ru и подписать с ним договор.

Затем надо собрать и передать экспертам должностные инструкции, техническую документацию, сертификаты оборудования и иные необходимые для оценки документы (п. 4 приказа Минтруда от 24.01.14 № 33н). После завершения мероприятий оценочная компания составляет отчет. Его должны подписать эксперты и участники комиссии. Если кто-то из комиссии не согласен с результатами, он вправе в письменном виде высказать свое особое мнение, которое прикладывается к отчету (п. 95 приказа № 33н).

Четвертое – подать декларацию соответствия

В отношении рабочих мест, на которых не выявлены вредные или опасные факторы, надо составить декларацию соответствия и подать ее в инспекцию труда по местонахождению (ч. 4 ст. 10, ч. 1 ст. 11 закона № 426-ФЗ). Срок представления — не позднее 30 дней с даты подписания председателем комиссии отчета об оценке. Форма декларации есть в приказе Минтруда России от 07.02.14 № 80н. Декларация, как и результаты оценки, действует пять лет. Если в дальнейшем на рабочих местах безопасные условия труда сохраняются, то срок действия декларации автоматически продлевается (ч. 7 ст. 11 закона № 426-ФЗ).

Кому можно списать расходы на проведение спецоценки

Все расходы на проведение специальной оценки условий труда компания вправе учесть. Это нам подтвердили в Минфине России. Главное, чтобы затраты были обоснованны и документально подтверждены.

Обоснованность заключается в том, что спецоценка обязательна. А значит, компания не может избежать этих расходов. Заказать услуги можно у аккредитованных организаций. Они сами определяют стоимость мероприятий, и работодатель не может повлиять на эту цену. Следовательно, если у компании есть акт выполненных работ и отчет оценщика, то она вправе списать всю стоимость мероприятий (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Компаниям на упрощенке запретили списывать расходы на спецоценку

Такой неблагоприятный вывод сделал Минфин России в письме от 16.06.14 № 03-11-06/2/28551. Расходы на специальную оценку условий труда не названы в закрытом перечне затрат на упрощенке (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому Минфин решил, что и учесть их не получится. До 2014 года чиновники делали аналогичные выводы в отношении аттестации (письмо Минфина России от 18.02.13 № 03-11-06/2/4248).

Конечно, позиция Минфина спорна. Ведь спецоценка обязательна, и она определяет воздействие вредных факторов на сотрудников (ч. 1 ст. 3 закона от 28.12.13 № 426-ФЗ). То есть фактически связана с контролем за процессами производства. А расходы на подобные услуги относятся к материальным (подп. 6 п. 1 ст. 254, подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Правда, споры не исключены, а судебная практика не сложилась. Но высока вероятность, что УФНС или судьи поддержат компании. Используя аналогичные аргументы, Минфин недавно разрешил списывать расходы на медосмотр на упрощенке (письмо от 24.02.14 № 03-11-11/7618).

Спецоценку условий труда можно профинансировать за счет ФСС

Профинансировать мероприятие и уменьшить на его стоимость страховые взносы на травматизм компании вправе согласно приказу Минтруда России от 10.12.12 № 580н. Если не учитывать расходы, то в графе 5 Книги учета достаточно показать взносы в периоде, когда компания уменьшила их на сумму оценки. В Минфине нам это подтвердили. Если компания решит списать стоимость оценки, то в книге надо сделать особые записи.

Источник: Учет. Налоги. Право